Nieuwjaarsborrel

Datum: November tot januari
Opdrachtgever: Kindervakantiewerk
Opdracht: Het organiseren en verbeteren van het imago van de Nieuwjaarsborrel
Verloop opdracht: In november ben ik begonnen met het organiseren van een Nieuwjaarsborrel. Vanwege het feit dat deze Nieuwjaarsborrel nogal een stoffig imago heeft wilden we het over een andere boeg gooien. Op maandag 11 januari vond de borrel plaats.
Ontwikkelde competenties: Innovativiteit, plannen en organiseren, initiatief, mondelinge communicatie, kwaliteitsgerichtheid en probleemanalyse.

Competentie innovativiteit:
S: We hebben voor de vrijwilligers van kindervakantiewerk een Nieuwjaarsborrel georganiseerd. Iedereen die zich inzet voor kindervakantiewerk is hiervoor uitgenodigd.
T: Mijn taak was het organiseren van de borrel zelf en ervoor zorgen dat het een ander imago kreeg. Voorheen kwamen er namelijk erg weinig mensen en de borrel stond dan ook bekend als saai. We wilden dan er dan ook voor zorgen dat mensen er anders tegen aan gingen kijken en er met plezier naartoe gingen in plaats van dat ze het als verplichting zagen.
A: Ik ben eerst begonnen met brainstormen. Ik werkte samen met een andere jongen. We hebben eerst bedacht wat we graag anders wilden doen. Zo wilden we het meer promoten en verjongen. Vooral de activiteiten op de avond zelf konden wel wat vernieuwing gebruiken. We wilden daarom dan ook een activiteit doen. We hebben toen gekozen voor karaoke, leuk voor zowel jong als oud. Ook vonden we dat de tijden beter moesten. Voorheen was de borrel van 18.00 tot 20.00. Dit is op een doordeweekse avond natuurlijk een onmogelijke tijd. We hebben de tijd toen veranderd van 19.30 tot 21.30. Het laatste wat we anders hebben aangepakt was de uitnodigingen. Deze waren er namelijk niet echt, het was meer mond tot mond reclame. Ik heb samen met degen waar ik mee samenwerkten een flyer gemaakt en deze verstuurd naar alle vrijwilligers.
R: Het belangrijkste resultaat wat we hebben bereikt was dat er een stuk meer mensen zijn gekomen dan voorgaande jaren. Ook de avond zelf was een groot succes. Er werd erg goed gereageerd op de nieuwe aanpak en ook de karaoke op de avond zelf viel erg in de smaak. Door een paar kleine aanpassingen heeft de borrel toch grotendeels een ander imago gekregen.
T: Ik vond het erg interessant om eerst opzoek te gaan naar de knelpunten en er daarna voor te zorgen dat het beter wordt. Ik vond ook dat de manier waarop we het hebben aangepakt een slimme manier was, vooral omdat de tijd en het budget beperkt was.

Competentie plannen en organiseren:
S: We hebben voor de vrijwilligers van kindervakantiewerk een Nieuwjaarsborrel georganiseerd. Iedereen die zich inzet voor kindervakantiewerk is hiervoor uitgenodigd.
T: Mijn taak was het organiseren van de borrel zelf en ervoor zorgen dat het een ander imago kreeg. Voorheen kwamen er namelijk erg weinig mensen en de borrel stond dan ook bekend als saai. We wilden dan er dan ook voor zorgen dat mensen er anders tegen aan gingen kijken en er met plezier naartoe gingen in plaats van dat ze het als verplichting zagen.
A: Voordat we zijn begonnen met het organiseren en brainstormen hebben we eerst gekeken wat we wilden behalen. Dit was natuurlijk het imago verbeteren, maar ook zeker een gezellige avond organiseren. Aan de hand van deze doelen hebben we vervolgens een planning gemaakt. We hebben tijden afgesproken wanneer we bepaalde dingen af wilden krijgen, zoals de uitnodiging en de activiteit. We hebben de taken gerangschikt op mate van belangrijkheid. Zo was de uitnodiging als eerst en het doen van de boodschappen een van de laatste dingen. We hebben uiteindelijk de taken nog verdeeld onder elkaar. Ik heb vervolgens nog een persoonlijke planning gemaakt, zodat ik al mijn taken ruim voor de gezamenlijke deadline af zou hebben.
R: Ik ben blij met de dingen die ik heb bereikt aan de hand van deze activiteit. Zo heb ik weer wat meer geleerd om goed te plannen. Vooral omdat ik samen deed met iemand moest ik me ook wel aan die planning houden, wat er anders nog weleens bij inschiet. Ook kwam ik erachter dat het maken van een strakke planning mij erg helpt en vooral op het juiste spoor houdt.
T: Ik was erg blij om te zien dat een goede planning wel degelijk voordelen biedt. Ook het feit dat we van te voren doelen hadden gesteld hielp erg bij een snelle en adequate uitvoering. In het vervolg zou ik wel wat meer tijd in plannen voor onverwachte situaties, zoals ziekte of iets dergelijks. Doordat we nu een strakke planning hadden zou het een probleem kunnen zijn geweest als een van ons ziek was geworden.

Competentie mondelinge communicatie:
S: We hebben voor de vrijwilligers van kindervakantiewerk een Nieuwjaarsborrel georganiseerd. Iedereen die zich inzet voor kindervakantiewerk is hiervoor uitgenodigd.
T: Mijn taak was het organiseren van de borrel zelf en ervoor zorgen dat het een ander imago kreeg. Voorheen kwamen er namelijk erg weinig mensen en de borrel stond dan ook bekend als saai. We wilden dan er dan ook voor zorgen dat mensen er anders tegen aan gingen kijken en er met plezier naartoe gingen in plaats van dat ze het als verplichting zagen.
A: De competentie mondelinge communicatie heb ik vooral toegepast tijdens de vergaderingen. Vanwege het feit dat kindervakantiewerk voor het grootste deel wordt gesubsidieerd moeten er veel dingen overlegd worden. Dit geld ook voor de Nieuwjaarsborrel. We moesten tijdens een vergadering onze ideeën vertellen. We kregen hier vervolgens feedback op en hebben daardoor een paar kleine aanpassingen gemaakt. Ook hebben we eerst met zijn alle gebrainstormd en dit bracht aardig wat discussie opgang.
R: Voor mijn gevoel heb ik wat betreft deze competentie mezelf zeker verbeterd. Vooral wanneer het op een discussie aankwam. Voorheen heb ik altijd erg veel moeite gehad met op mijn beurt wachten en niet gelijk reageren. Ik heb hier tijdens de vergaderingen express opgelet en merkte wel dat ik hier heel veel baat bij had. Ook het ontvangen van feedback gaat me nu een stuk beter af. Eerst voelde ik me snel aangevallen.
T: Ik denk zeker dat deze manier van communiceren erg heeft bij gedragen aan het succes van de avond en ook aan een goede samenwerking. Ik denk echter wel dat ik nog veel kan bijleren aangezien ik het soms gewoon nog echt moeilijk vind om mensen te laten uitpraten of niet meteen mijn mening te geven.

Competentie initiatief:
S: We hebben voor de vrijwilligers van kindervakantiewerk een Nieuwjaarsborrel georganiseerd. Iedereen die zich inzet voor kindervakantiewerk is hiervoor uitgenodigd.
T: Mijn taak was het organiseren van de borrel zelf en ervoor zorgen dat het een ander imago kreeg. Voorheen kwamen er namelijk erg weinig mensen en de borrel stond dan ook bekend als saai. We wilden dan er dan ook voor zorgen dat mensen er anders tegen aan gingen kijken en er met plezier naartoe gingen in plaats van dat ze het als verplichting zagen.
A: Tijdens het organiseren ging alles vanuit eigen initiatief. We hadden de vrije hand in veel dingen. Zo moest ik zelf achter informatie aan voor mogelijke activiteiten. Ook moesten we zelf de taken verdelen waardoor ik veel op me nam. We hebben zo ook onze eigen ideeën uitgewerkt in acties. Bijvoorbeeld met het karaoke. We wilden niets doen wat leuk was voor jong en oud. We zijn toen achter verschillende mogelijkheden aangegaan. We hebben informatie opgevraagd van verschillende dingen en vervolgens hebben we in karaoke alles gevonden wat bij onze ideeën pasten. Ook hebben we naar een andere dag of tijd gezocht, zodat de opkomst groter zou zijn.
R: Zelf denk ik dat ik meer ben gaan begrijpen wat er überhaupt onder initiatief nemen valt. Ook doordat we het zelf mochten uitzoeken, was ik volledig aangewezen op mijn eigen initiatief. Ik vond dit erg prettig werken en weet nu ook wat het inhoud om eindverantwoordelijke te zijn. Tijdens de borrel zelf was ik dan ook erg trots op wat ik had bereikt.
T: Eigenlijk alles wat ik bij resultaat heb geschreven is hier ook van toepassing. Doordat ik nu wat beter weet wat het inhoud zal ik de volgende keer wat sneller het initiatief naar me toe trekken.

Competentie kwaliteitsgerichtheid:
S: We hebben voor de vrijwilligers van kindervakantiewerk een Nieuwjaarsborrel georganiseerd. Iedereen die zich inzet voor kindervakantiewerk is hiervoor uitgenodigd.
T: Mijn taak was het organiseren van de borrel zelf en ervoor zorgen dat het een ander imago kreeg. Voorheen kwamen er namelijk erg weinig mensen en de borrel stond dan ook bekend als saai. We wilden dan er dan ook voor zorgen dat mensen er anders tegen aan gingen kijken en er met plezier naartoe gingen in plaats van dat ze het als verplichting zagen.
A: Tijdens het organiseren van deze activiteit zijn we ook veel met de kwaliteit van de activiteit bezig geweest, omdat we deze natuurlijk wilden verbeteren. Het was dan ook van groot belang om kwaliteitsgericht bezig te zijn en je doel niet uit het oog te verliezen. Ik denk zelf dat me dat aardig gelukt is. Zo ben ik zelf met voorstellen gekomen om de kwaliteit te verbeteren, zoals een ander tijdstip of een leuke bijkomende activiteit. Ook heb ik mezelf verplicht om niet met het eerste de beste genoegen te nemen. In het midden van onze planning hadden we een tussentijdse evaluatie ingepland om alles op een rijtje te zetten. Zo kwamen we er achter wat we al hadden en of we nog steeds aan de vooraf gestelde richtlijnen voldeden.
R: De grote opkomst tijdens de borrel laat zien dat we kwaliteitsgericht bezig zijn geweest. Doordat wij hogere eisen aan onze activiteit hebben gesteld zijn we meer tegemoet gekomen aan de wensen van de mensen die de borrel bezoeken. Ik heb hiermee bereikt dat het begrip kwaliteitsgerichtheid me een stuk duidelijker is geworden en dat ik dit op meerdere situaties zou kunnen toepassen.
T: Wanneer ik de volgende keer met de competentie kwaliteitsgerichtheid aan de slag ga hoop ik natuurlijk niveau drie te behalen. Ik denk dat het hiervoor vooral belangrijk is dat ik op voorhand meer eisen ga stellen. Dus nog duidelijker op papier zetten wat we willen bereiken en dit langs onze planning leggen.

Competentie probleemanalyse:
S: We hebben voor de vrijwilligers van kindervakantiewerk een Nieuwjaarsborrel georganiseerd. Iedereen die zich inzet voor kindervakantiewerk is hiervoor uitgenodigd.
T: Mijn taak was het organiseren van de borrel zelf en ervoor zorgen dat het een ander imago kreeg. Voorheen kwamen er namelijk erg weinig mensen en de borrel stond dan ook bekend als saai. We wilden dan er dan ook voor zorgen dat mensen er anders tegen aan gingen kijken en er met plezier naartoe gingen in plaats van dat ze het als verplichting zagen.
A: Zoals al eerder aangegeven zaten we met een probleem, namelijk er komen te weinig mensen naar de Nieuwjaarsborrel en het heeft een suf imago. We hebben daarom eerst een analyse gemaakt van het probleem. Het hoofdprobleem is dat er te weinig mensen komen. We zijn daarna op zoek gegaan naar de bijzaken die ervoor zorgen dat er weinig mensen komen. Ik heb daarom wat informatie opgedaan over wat er de jaren daarvoor was gedaan en wat de meningen daarover waren. Zo kwamen we uit op de tijd. Deze was veel te vroeg vooral met voor mensen met kinderen of een fulltime baan. Ook was er weinig te doen behalve wat drinken op de borrel. Naar aanleiding van deze gegevens hebben we oplossingen kunnen bedenken voor het probleem. R: We hadden na het maken van een analyse een duidelijk beeld van het probleem. Doordat we dit hadden konden we gericht oplossingen bedenken. We hebben eerst de bijzaken aangepakt om zo het hoofdprobleem op te lossen. Aan de opkomst en de goede reactie kon je wel zien dat een goede analyse een groot deel van het probleem oplost.
T: Dit was natuurlijk geen heel ingewikkeld probleem. Daarom kon ik de competentie ook niet op een hoger niveau halen. Wel snap ik nu beter wat de bedoeling is van deze competentie en op deze manier kan ik er de volgende keer weer makkelijker mee aan de slag gaan.